Секреты составления штатного расписания в РК

Екатерина Лебедь: Курсы для HR и кадровиков Казахстана. Знаю все о кадровом учете. И вас научу!

Секреты составления штатного расписания в РК

Секреты составления штатного расписания

Рубрика: Кадровое делопроизводство | 09.12.2015

Штатное расписание (в дальнейшем ШР) — документ предприятия, отображающий структуру, штатный состав и численность организации с указанием заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

1. Нужно/не нужно на малом ИП и ТОО?
2. Из чего состоит?
3. Как утверждать?
4. Как часто можно изменять и как?
5. Как ШР взаимодействует с другими документами?

Составление штатного расписания это право или обязанность работодателя?

Статья 53. Единоличный исполнительный орган товарищества с ограниченной ответственностью.

1. Единоличный исполнительный орган товарищества с ограниченной ответственностью (директор, управляющий и т.п.): … 3) в отношении работников товарищества издает приказы о назначении их на должность, об их переводе и увольнении, определяет системы оплаты труда, устанавливает размеры должностных окладов и персональных надбавок, решает вопросы премирования, принимает меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;

Статья 54 ТК РК

Основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

1. Трудовой договор с работником по инициативе работодателя может быть расторгнут в случаях: …..

2) сокращения численности или штата работников;

Приказ МКиС РК от 26 января 2015 года № 22 Перечень типовых документов со сроками хранения

Из Правил апробации ЕТКС

Должностью является такая структурная единица работодателя, которая выполняет определенный круг должностных полномочий и обязанностей.

Должностная инструкция представляет собой документ, включающий в себя обязанности, полномочия и работы, выполняемые работником, касательно своей должности.

Квалификационная категория — это уровень требований к квалификации работника, влияющий на сложность выполняемых им работ.

Квалификационный разряд — квалификация работника, отражающая сложность выполняемых работ.

Квалификационные требования — показать уровня и профиля профессиональной подготовки работника, его стажа работы, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей.

Профессия представляет собой род занятий, трудовую деятельность сотрудника, требующий определенной подготовки и подтверждаемый соответствующими документами об образовании (дипломом об образовании, сертификатами о повышении квалификации, обучении.

Приказ МЗиСР РК от 20 апреля 2015 года № 241

Записи о наименовании должности, на которую принят работник, производятся на основании:

1. трудового договора;
2. акта работодателя;
3. штатного расписания организации.

Что такое штатное расписание?

Штатное расписание (ШР) – документ, в котором зафиксированы структура организации, штатный состав и штатная численность.

ШР обычно содержит:

1. Наименования структурных подразделений;
2. Наименования должностей;
3. Количество штатных единиц;
4. Должностные оклады, надбавки;
5. Общее количество работников;
6. Размер месячного (годового) фонда зар. платы.

Разбираемся: для чего и когда нужно штатное расписание в организации?

Кейс 1. Вы создали предприятие, арендовали помещение и планируете в соответствии с ОКЭДом предоставлять населению услуги по отделке и ремонту жилых помещений.

Ваши действия:

1. Определяем потребность в персонале – кто и сколько?
2. Определяем размер заработной платы;
3. Составляем штатное расписание.

Кто вам потребуется? Наверное,

1. Офис-менеджер – 1 человек или диспетчер для приема заказов, размещения объявлений, работы с клиентами и т.п.;
2. Штукатуры – 3 человека;
3. Маляры – 2 человека;
4. Бригадир – 1 человек, который будет руководить рабочими на объекте;
5. Уборщица – 1 человек (допустим, вы предоставляете комплекс услуг, куда включена генеральная уборка после ремонта).

Образец штатного расписания

Утверждаю штат в количестве 8 единиц с месячным фондом заработной платы 4 248 000 (четыре миллиона двести сорок восемь тысяч) тенге. Директор ТОО «Web-Академия» Е.А. Лебедь

Как избежать «вилки» в штатном расписании?

Вариант 1. Назвать должности по-разному; Вариант 2. Установить категории для должностей работников; Вариант 3. Введение в названия должностей слов: старший, младший, ведущий, главный и др. (кроме рабочих специальностей); Вариант 4. Установить надбавки на данной позиции, то есть оклад устанавливается всем на данной должности равный (минимум, который готовы платить любому работнику на данной позиции), а все остальные суммы оформляются в виде надбавок: за опыт работы, за образование, за объем работы и другое.

Кейс 2. Ваша фирма растет и развивается. Добавляются новые люди, филиалы и представительства. У вас высокий коэффициент текучести кадров.

Ваши действия:

1. Определяем потребность в персонале – кто и сколько?
2. Определяем размер заработной платы;
3. Составляем и утверждаем новое штатное расписание;
4. Издаем приказ о внесении изменений в ШР;
5. Под роспись знакомим работников с изменениями в окладах, наименовании должностей и т.п.

ПРИКАЗ № 1-п

«Об изменении штатного расписания»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести изменения в штатное расписание компании с «___» _______ 20___г. в связи с установлением работнику (должность, Ф. И. О.) заработной платы в размере 00000 (Сумма цифрами) и (Сумма прописью) тенге в месяц.

Директор подпись расшифровка подписи

Приказ об изменении штатного расписания

Уведомление об изменении штатного расписания

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемый (-ая) _____________________________

Во исполнение Приказа № ___ от ___ в ТОО «___» будет осуществлять осуществляться сокращение численности работников (штата работников) с ___ года.

Доводим до Вашего сведения, что Ваша должность будет сокращена и трудовой договор № __ от ___, заключенный с Вами будет расторгнут ______ 200__ года на основании подпункта 2) пункта 1 статьи 54 Трудового кодекса Республики Казахстан, с выплатой компенсации в установленном порядке.

ТОО «__», в случае Вашего согласия, в соответствии с п.5 статьи 56 Трудового кодекса Республики Казахстан готово предложить Вам работу по должности (специальности) ______ . (Кроме того, сообщаем, что не имеем возможности предложить Вам иную работу в ТОО «__». )

Директор подпись расшифровка подписи

Кейс 3. Вы сокращаете работникам заработную плату.

Ваши действия:

1. Определяем суммы – кому и сколько?
2. Составляем и утверждаем новое штатное расписание;
3. Издаем приказ о внесении изменений в ШР;
4. Уведомляем работников под роспись за 1 месяц до фактического изменения окладов;
5. Оформляем дополнительные соглашения с работниками.

Кейс 4. Вы увольняете людей по сокращению численности и штата.

Ваши действия:

1. Определяем должности, которые подлежат сокращению;
2. Определяем должности, по которым сокращаем оклад;
3. Составляем и утверждаем новое штатное расписание;
4. Издаем приказ о внесении изменений в ШР;
5. Уведомляем работников под роспись за 1 месяц до фактического изменения окладов;
6. Оформляем дополнительные соглашения с работниками;
7. Проводим процедуру расторжения ТД по ст. 54 ТК РК.

Кейс 5. Вы восстанавливаете незаконно уволенного работника на прежнее рабочее место.

Ваши действия: Организация уволила Сотрудника в период временной нетрудоспособности в связи с сокращением штата, что недопустимо в соответствии со статьей 55 ТК РК.

Суд, рассмотрев материалы дела, решает, что расторжение трудового договора незаконно и работника необходимо восстановить на работе.

При этом в пользу восстановленного сотрудника с Организации были взысканы заработная плата за время вынужденного прогула, компенсация в возмещение морального вреда и расходы на оплату услуг представителя.

В случае незаконного увольнения работника, когда работодателю предоставлены соответствующие документы (решение суда, предписания с органов прокуратуры и инспектора труда и социальной защиты и др.), работодатель обязан восстановить уволенного работника.

После получения такового документа работодатель обязан начать процедуру восстановления работника, которая производится в следующем порядке:

1. Внести изменения в штатное расписание;
2. Издать Акт об отмене незаконного приказа об увольнении;
3. Издать приказ о восстановлении на работе;
4. Внести соответствующую запись в трудовую книжку работника (если таковая имеется);
5. Внести изменения в табель учета рабочего времени;
6. Издать приказ о выплате работнику присужденных сумм;
7. Допустить восстановленного работника к исполнению прежних трудовых обязанностей.

Неисполнение решения суда о восстановлении на работе,

а также иное нарушение трудового законодательства Республики Казахстан, повлекшее причинение существенного вреда правам и законным интересам граждан, наказываются:

1. Штрафом в размере от 100 до 200 МРП;
2. Или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного до двух месяцев;
3. Либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет.

Нет, не существует. Каждая организация вправе сама разрабатывать структуру и содержание ШР.

Как выглядит штатное расписание?

Возможные графы ШР:

1. Перечень структурных подразделений;
2. Перечень должностей;
3. Сведения о количестве штатных единиц;
4. Сведения о должностных окладах, надбавках;
5. Сведения о месячном фонде заработной платы.

Как оформляем штатное расписание?

1. Официальное полное или сокращенное наименовании организации;
2. Номер ШР в хронологическом порядке;
3. Дата издания ШР;
4. Дата начала действия ШР;
5. Гриф утверждения штатного расписания – утверждаем либо приказом либо визой директора;
6. Общее количество штатных единиц;
7. Месячный фонд оплаты труда;
8. Примечания при необходимости;
9. Визу составителя ШР.

Образец штатного расписания

Образец заявления о приеме на работу

Индивидуальному предпринимателю KazInvoice скорая бухгалтерская помощь Лебедь А.А. От ______________________________ (должность) ________________________________ (Ф.И.О. полностью) проживающего (-щей) по адресу: ________________________________ ________________________________

Заявление

Прошу Вас принять меня на должность офис-менеджера с «01» августа 2015 года. С условиями работы, окладом, трудовым распорядком ознакомлен под роспись. Претензий к работодателю не имею.

дата подпись (25.07.2015 г. Лебедь)

Директор, в свою очередь составляет приказ.

Принять с «_____» ________________ 20 ____ г.

_____________________ А.А. Лебедь Таб. № _______

Должность, указываемая в заявлении должна полностью совпадать с должностью, указанной в приказе.

Вы можете при разработке своего штатного расписания воспользоваться ресурсами интернета, моими рекомендациями. А можете напрямую обратиться ко мне, и я разработаю для вашей организации уникальный, подробный, понятный и корректный с точки зрения проверяющих структур документ.

«В ТОО пока один директор. Остальных работников будут оформлять не ранее 15 апреля. На данный момент штатное расписание необходимо или нет? … То есть нужно сейчас составить штатное расписание, указать в нем одну должность директора, а в графе з/пл поставить сумму МЗП?»

Нет, штатное расписание составляется ДО приема работников. Здесь же утверждаются оклады. В структуре самого штатного расписания есть графа «Примечание». Вот там делайте временную запись: Вакансия.

Исходя из логики: вы создали предприятие, арендовали помещение и планируете в соответствии с ОКЭДом предоставлять населению услуги по отделке и ремонту жилых помещений. Кто вам потребуется? Наверное, 1. офис-менеджер или диспетчер для приема заказов, размещения объявлений, работы с клиентами и т.п.; 2. Штукатуры 3. Маляры. 4. Отделочники 5. Бригадир, который будет руководить рабочими на объекте. 6. Уборщица (допустим, вы предоставляете комплекс услуг, куда включена генеральная уборка после ремонта).

И если с рабочими специальностями вроде все более или менее ясно, то вам перед приемом красавицы и умницы с параметрами 90-60-90 необходимо определиться с ее кругом обязанностей. Иначе будет сидеть перед компом целый день и ногти пилить.

Таким образом в идеале получаем, что перед приемом на работу, у вас должно быть четкое представление, кого и для чего вы, собственно, принимаете. А для этого составляем штатное расписание, указываем оклады (предполагаемые — вы же должны просчитать рентабельность вашей бизнес затеи). И составляем должностные обязанности — инструкции. А потом вносите изменения, сколько вашей душе угодно. Только не забудьте приказом каждое изменения утверждать.