Ведение трудовых книжек работников. Часть 1 (начало)

Часть 2. Окончание см. здесь Трудовая книжка — пережиток прошлого или важный документ нынешнего? Пока идет дискуссия по этому поводу, трудовая книжка нынче является основным документом о трудовой деятельности работника, по­этому она относится к основным кадровым документам. По записям в трудовой книжке исчисляется стаж, в т.ч. специальный, и подтверждается опыт, квалификация, а также право работников на льготы при назначении специальных пенсий, выплат за выслугу лет и т.д.

Порядок ведения трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

На сегодняшний день главным документом, регулирующим процедуру ведения трудовых книжек, остается несколько устарелая Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная еще в 1993 г., последние изменения в которую вносились в 2003 г. Поэтому существуют некоторые нюансы, не предусмотренные Инструкцией. Однако она пока является единственным нормативным документом, который прописывает алгоритмом действий, хотя и не совершенный, относительно заполнения трудовой книжки.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации (далее — предприятие), независимо от форм собственности, или у физического лица — частного предпринимателя более 5 дней.

Также трудовые книжки ведутся на граждан, работающих в иностранных представительствах, сотрудников международных организаций на территории Украины.

Обратите внимание!

Трудовые книжки ведутся только на работников, работающих у работодателя на основании трудового договора , оформленного либо в письменной, либо в устной форме (на основании приказа). Они не ведутся на лиц, работающих по гражданско-правовым договорам (подряда, о предоставлении услуг и т.п.) и на физических лиц — предпринимателей, ведь они не состоят в трудовых отношениях.

(см. письмо Минтруда от 30.11.2005 г. № 06-К54813/26 ).

Образец бланка трудовых книжек утвержден постановлением КМУ от 27.04.1993 г. № 301. Трудовые книжки ранее установленного образца обмену не подлежат.

В случае приема на работу работники обязаны предоставить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Без трудовой книжки принимаются на работу только те лица, которые трудоустраиваются впервые. Такие лица должны предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке. Уволенные военнослужащие предъявляют военный билет. Освобожденные из мест отбывания наказания обязаны предоставить справку об освобождении.

Заполнение трудовых книжек

Заполнение трудовой книжки впервые проводится работодателем не позднее недельного срока со дня приема на работу. На титульной странице записывается фамилия, имя, отчество и дата рождения работника полностью, без сокращений, согласно предоставленным документам, удостоверяющим личность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульную страницу подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовой книжки, после чего ставится печать предприятия или отдела кадров. Без печати трудовая книжка является недействительной.

Обратите внимание!

На титульной странице не допускаются ошибки, зачеркивания, помарки, подчистки, проставления дополнительной или пропуск буквы.

При заполнении титульной страницы следует каждую букву, даже апостроф, писать согласно паспорту во избежание в дальнейшем у работника проблем, в частности, при оформлении пенсии. В случае обнаружения ошибки необходимо заполнить новый бланк, а испорченный бланк аннулируют согласно акту.

В случае внесения изменений в титульную страницу трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, записи выполняются владельцем по последнему месту работы работника. Они осуществляются на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.п.) со ссылкой на дату и номер данных документов. Для внесения изменений работник предоставляет работодателю заявление и добавляет соответствующий документ, являющийся основанием для записи, после чего издается приказ, на основании которого вносятся изменения в трудовую книжку в следующей последовательности:

1) одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию и записывают новую снизу или в той же строке;

2) ссылку на документ, на основании которого вносились изменения, записывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки с указанием названия документа, его серии и номера, органа, выдавшего документ и даты выдачи;

3) записи заверяются подписью лица, уполномоченного на ведение трудовых книжек, и печатью предприятия или кадровой службы.

Если на предыдущем месте работы не сделаны изменения на первой странице трудовой книжки, такие изменения необходимо внести на новом или последнем месте работы.

Заполнение раздела сведения о работе для работников, которые трудоустраиваются впервые, осуществляется следующим образом. Перед занесением сведений о работе в раздел 3 (без нумерации и даты) вносятся записи с указанием даты начала и завершения о:

• службе в Вооруженных силах Украины и других войсках с указанием даты призыва и увольнения со службы;
• времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных учреждениях и других заведениях в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т.п.);
• времени обучения в высших учебных заведениях (включая и время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской работы), и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре. Вносится время обучения на дневных отделениях;
• времени работы в качестве членов колхоза;
• времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном постороннем уходе.

В графе 4 указывается номер и дата документа, подтверждающего вышеуказанные сведения (например, военный билет, справка учебного заведения, справка отдела социальной защиты).

Для студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов, имеющих трудовые книжки, учебное заведение вносит записи о времени обучения на дневных отделениях высших учебных заведений. Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения о зачислении на учебу. То есть если студент до поступления в учебное заведение имел трудовую книжку, то запись вносится учебным заведением, если нет — то работодателем после окончания учебы (основанием будет справка учебного заведения или диплом).

Ситуация, когда студент одновременно учится на дневном отделении и работает, несколько усложняет внесение записи, ведь такая возможность не предусмотрена Инструкцией. Поэтому на практике, как правило, заводят работнику трудовую книжку на предприятии, куда он трудоустроился во время учебы. Первой делается запись о принятии на работу, а запись об обучении вносится уже после окончания учебы на основании вышеуказанных документов.

Следует также обратить внимание, что ст. 29 Закона Украины «О занятости населения» от 05.07.2012 г. № 5067-VI предусмотрено, что работодатель вносит в трудовую книжку запись о стажировке студентов.

Во исполнение п. 6 Заключительных и переходных положений данного Закона Минсоцполитики Украины разработан проект Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законы Украины относительно приведения их в соответствие с Законом Украины «О занятости населения», которым, в частности, предусматривается внесение изменений в ст. 48 КЗоТ относительно порядка ведения трудовой книжки для студентов высших и учащихся профессионально-технических учебных заведений, которые стажируются на предприятиях.

Нынче Минсоцполитики Украины также разработан проект приказа «О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек работников», которым определен порядок внесения работодателями в трудовую книжку записи о периоде стажировки студентов высших и профессионально-технических учебных заведений на предприятиях, в учреждениях, организациях. Основой для таких записей будут заключенные договоры о стажировке, порядок заключения которых утвержден постановлением КМУ от 16.01.2013 г. № 20 (см. письмо Минсоцполитики Украины от 26.02.2013 г. № 279/021/106-13). Иногда на практике первой встречается запись в трудовую книжку: «До принятия на работу трудового стажа не имел». Данную запись делать не нужно, так как она не предусмотрена Инструкцией. Но в случае если она уже внесена, исправлять ее не стоит, ведь это не будет грубой ошибкой.

Запись о приеме на работу вносится работодателем после издания приказа, но не позднее недельного срока. Запись, которая вносится в трудовую книжку, должна точно соответствовать тексту приказа. В графе «Сведения о работе» указывается полное наименование предприятия (например, Общество с ограниченной ответственностью сокращать ООО нельзя) от руки. Допускается также ставить отпечаток штампа с названием предприятия. На практике иногда ставят печать предприятия, но это не предусмотрено Инструкцией, поэтому делать этого не следует.

Под заголовком проставляется порядковый номер записи, а в графе 2 — дата приема на работу (а не дата внесения записи), которая проставляется арабскими цифрами. Далее заполняется графа 3: «Принят на работу (или назначен на должность)… в цех, отдел, подразделение (при их наличии)».

Обратите внимание!

Записи о названиях должностей, профессий должны соответствовать наименованию, указанному в Классификаторе профессий ДК 003:2010, утвержденном приказом Гос­потребстандарта от 28.07.2010 г., при этом код профессии (должности) в трудовую книжку не заносится (см. образец 1).